L’organisation est une étape incontournable avant de participer à un évènementiel d’entreprise. Pour garantir votre réussite, la préparation doit être anticipée bien avant le premier jour de l’événement grâce à un système de rétro-planning. Dans ce concept, pour mieux organiser un événement, il convient de regrouper tout ce dont vous avez besoin en termes de Pub sur Lieu de Vente (PLV), d’emplacement, d’installation du stand, des ressources humaines, etc. Afin d’y parvenir, il semble judicieux de faire appel à une agence événementielle en ligne comme graine d’étoile.
Prendre le temps de bien préparer le projet
Pour profiter au maximum de tous les atouts offerts par un évènement B2B, il est primordial de le préparer en amont. Vous ne pouvez atteindre vos objectifs si vous ne concevez pas un programme sérieux qui permet de mettre en avant votre entreprise et de vous démarquer des autres sociétés présentes dans le salon. Cela dit, si vous prévoyez d’organiser un événement professionnel comme un salon ou une exposition, sachez que l’organisation doit commencer au moins 3 mois avant le jour J.
De ce fait, n’attendez pas le dernier moment pour solliciter le service d’une agence évènement pour vous accompagner dans les différentes étapes d’organisation. Le succès de votre salon dépend notamment de l’anticipation en amont de tous vos besoins. Dans ce contexte, il est indispensable de prendre en compte le stand à occuper, les animations à proposer pour les prospects, les documents publicitaires à partager... La définition de manière exacte de tous ces éléments prend certainement du temps, d’où la nécessité de demander un accompagnement d’un expert en la matière comme l’agence graines des toiles.
Il est important de commencer à vous organiser en avance afin d’éviter les éventuelles erreurs dues à l’empressement. S’il s’agit d’un évènement que vous avez déjà organisé l’année dernière, prenez leçons des erreurs passées pour éviter de les refaire. Pour ce faire, il convient de lister toutes vos tâches et d’éliminer celles qui sont réalisées correctement. Ensuite, vous pouvez réaliser les documents publicitaires à partager dans le salon professionnel. Le contenu de ces documents de communication doit être cohérent avec l’activité de votre entreprise et le thème principal du salon.
Par ailleurs, il est indispensable aussi de veiller à ce que les nombres des documents soient suffisants, que la dimension soit adaptée, etc. Les documents publicitaires représentant votre entreprise doivent correspondre à l’image que vous souhaitez véhiculer sur votre stand d’exposition lors d’évènement B To B. En accomplissant toutes ces tâches à l’avance avec l’aide d’une agence événementielle, vous pouvez facilement définir le modèle d’impression des cartes de visite, des plaquettes publicitaires et des autres supports nécessaires.
Faire le bon choix du salon d’entreprise
Après la définition de tous vos besoins et les matériels à utiliser pour la réalisation de votre projet à participer dans un évènement B To B, il vous est conseillé de sélectionner le type de salon qui permet certainement de mettre en valeur votre entreprise. Dans ce cas, il convient aussi de demander un accompagnement d’une agence évènement. Cette dernière peut vous suggérer le type salon convenable à votre projet et qui a besoin de la présence de votre entreprise. Prendre une décision de participer à tous les salons et les expositions de l’année peut en effet s’avérer désavantageux pour votre société et votre notoriété sur le marché.
Avec l’aide d’une agence spécialisée, vous pouvez sélectionner les événements qui vous permettent d’atteindre rapidement vos objectifs. Participer au meilleur salon vous aide notamment à cibler de nouveaux clients, développer votre activité et étendre votre notoriété. Une fois que vous avez choisi le type de salon, n’oubliez pas de vérifier la date butoir de réservation du stand et des matériels obligatoires. En effet, si la date est trop proche, il est possible que vous vous précipitiez dans l’organisation de votre évènement. De plus, vous risquez d’obtenir des stands qui sont délaissés par les autres participants faute de mauvaises places. En général, l’agence experte en préparation et gestion évènementielles comme graines d’étoiles vous suggère de participer à un salon dont la date butoir est encore dans six mois pour préparer et réussir votre Pub sur Lieu de Vente (PLV).
Définir l’emplacement du stand
La visibilité de votre entreprise lors d’un évènement BToB dépend entièrement de l’endroit où vous installez votre stand. Dans ce cas, il vous est conseillé de contacter une agence spécialisée dans l’organisation d’évènement spéciale pour entreprise pour déterminer l’emplacement idéal pour votre société. Un stand se trouvant à proximité de l’entrée ou des lieux d’animation peuvent par exemple être avantageux pour votre entreprise, car vous pouvez recevoir plus de prospects qu’un stand établi ailleurs.
Cependant, si vous vendez des produits nécessitant une concentration optimale des visiteurs pour découvrir leurs fonctionnalités, évitez d’installer votre stand auprès des stands de restauration ou d’animation pour enfants. De ce fait, l’agence événementielle graines des étoiles peut par exemple vous accompagner dans l’analyse de la configuration de lieu où se tient le salon pour jouer intelligemment et pour vous démarquer face à vos concurrents.
Par ailleurs, il convient aussi de vous informer en amont sur les activités des participants se trouvant à côté de votre stand. Si vous vendez des produits d’informatiques, l’agence évènement essaie par exemple de vous trouver un emplacement se trouvant à côté du géant Google ou de vos fournisseurs officiels. L’objectif est de diriger le maximum de visiteurs qui s’intéressent à l’offre de vos concurrents dans votre stand.
Prévoir des cadeaux de bienvenue aux visiteurs
La participation à un évènement B To B rime avec journée promotionnelle de votre entreprise. Pour cela, il est indispensable de marquer les esprits des prospects pour qu’ils puissent se souvenir de vous au quotidien. En plus des animations sur le stand, partager des plaquettes commerciales et des cadeaux personnalisés est également une excellente idée. Pour trouver les goodies qui conviennent à l’image de votre entreprise, il convient de faire appel à un professionnel dans l’organisation de salon BToB comme graine d’étoile.
Le prospect peut facilement contacter votre entreprise grâce aux coordonnées inscrites sur les goodies et les plaquettes publicitaires. Un ballon pour les enfants, un porte-clés personnalisé, un tatouage temporaire, un petit bracelet en silicone personnalisable ou encore un bloc-notes au nom de votre société sont des goodies parfaits pour que les visiteurs se souviennent de l’existence de votre produit ou de votre service. En outre, n’oubliez pas le contact humain. Le comportement des commerciaux sur votre stand peut vous aider à attirer le maximum de prospects.
